Cambiare agenzia web è più semplice di quanto la maggior parte dei clienti si aspetti, a condizione che il sito sia costruito su una piattaforma open source come WordPress e che dominio, hosting e credenziali siano di proprietà del cliente. In quel caso il passaggio a un nuovo fornitore non richiede di rifare il sito da zero: richiede un trasferimento ordinato di accessi e documentazione, una verifica tecnica dello stato del sito e un allineamento con il nuovo fornitore su come continuare da dove il precedente si è fermato.
I problemi reali emergono quando qualcuno di questi elementi manca: il dominio è intestato all’agenzia precedente, le credenziali di accesso non vengono consegnate, il sito è costruito su una piattaforma proprietaria che nessun altro developer può gestire. Sono situazioni che vediamo con una certa frequenza quando le agenzie ci portano siti di clienti che hanno cambiato fornitore e che si trovano a dover ricostruire accessi che avrebbero dovuto avere dall’inizio.
La prima cosa da verificare: a chi appartiene cosa
Prima di avviare qualsiasi conversazione con un nuovo fornitore, bisogna chiarire la situazione della proprietà di ogni asset digitale collegato al sito. Sono quattro le categorie da verificare.
Il dominio. Chi lo ha registrato e a nome di chi è intestato? Il dominio deve essere intestato al cliente, non all’agenzia. Se è intestato all’agenzia, il cliente dipende da quel fornitore per rinnovarlo e per trasferirlo. La verifica si fa su Whois.net inserendo il dominio: mostra il nome del registrante. Se appare il nome dell’agenzia invece di quello del cliente, il primo passo è richiedere il trasferimento della proprietà prima di qualsiasi altra cosa.
Le credenziali di hosting. Il cliente deve avere accesso diretto al pannello di controllo dell’hosting, non solo alla dashboard di WordPress. L’accesso all’hosting permette di spostare il sito su un nuovo provider se necessario, di gestire i backup a livello server e di intervenire in caso di problemi tecnici gravi. Se il cliente non ha queste credenziali, le deve richiedere all’agenzia precedente prima di chiudere il rapporto.
Le credenziali di WordPress. Accesso alla dashboard di amministrazione con ruolo amministratore. Sembra scontato ma non sempre viene consegnato: alcune agenzie tengono per sé l’accesso amministratore e creano un account editor per il cliente. Un nuovo fornitore ha bisogno dell’accesso amministratore per lavorare sul sito.
Gli account di analytics e search console. Google Analytics, Google Search Console, Google Tag Manager: devono essere intestati al cliente con accesso proprietario, non come utente invitato dall’agenzia. Se l’agenzia ha creato questi account con la propria email, i dati storici appartengono a quell’account e non possono essere trasferiti: bisogna ricominciare la raccolta dati da zero su nuovi account intestati al cliente.
Come funziona il trasferimento tecnico a un nuovo fornitore
Una volta verificata la situazione della proprietà, il trasferimento tecnico a un nuovo fornitore su un sito WordPress ha una struttura standard che richiede mediamente da uno a tre giorni di lavoro tecnico.
Il nuovo fornitore accede al sito e fa un audit dello stato tecnico: versione di WordPress, versione dei plugin, tema attivo, configurazione del caching, stato dei backup, eventuali problemi di sicurezza presenti. Questo audit è il punto di partenza che permette di capire cosa è necessario aggiornare, cosa va sistemato e cosa può essere mantenuto così com’è.
Il secondo passaggio è la verifica del posizionamento SEO attuale: quali URL sono indicizzati su Google, quali keyword portano traffico, quale struttura dei link interni è in essere. Sono informazioni che si recuperano da Google Search Console e che determinano come il nuovo fornitore deve gestire eventuali modifiche alla struttura del sito senza perdere il posizionamento acquisito.
Il terzo passaggio è la verifica della compliance GDPR: banner cookie configurato correttamente, privacy policy aggiornata, form di contatto conformi al trattamento dei dati dichiarato. Sono elementi che cambiano con l’evoluzione delle normative e che un sito fermo da tempo può avere non aggiornati.
Lavorando con agenzie che ci passano siti di clienti che hanno cambiato fornitore, abbiamo standardizzato questa fase di presa in carico in un processo documentato che copre sistematicamente questi tre punti prima di qualsiasi intervento. Non è un lavoro da fare a memoria: è una checklist che si segue ogni volta per evitare di scoprire problemi dopo che il cliente ha già annunciato il nuovo sito.
I casi in cui cambiare agenzia è più complicato
Non tutti i cambi di fornitore sono semplici. Esistono situazioni che richiedono un lavoro significativo prima che il nuovo fornitore possa operare normalmente.
Il sito è su una piattaforma proprietaria. Alcune agenzie sviluppano su CMS proprietari che solo loro sanno gestire. In questo caso cambiare agenzia significa necessariamente rifare il sito su una piattaforma standard, con tutto il lavoro che questo comporta inclusa la migrazione dei contenuti e la gestione del posizionamento SEO durante il passaggio.
Il tema è un tema custom non documentato. Un tema WordPress sviluppato su misura senza documentazione è gestibile da qualsiasi developer WordPress, ma richiede tempo per capire come è strutturato prima di poterci lavorare. La mancanza di documentazione tecnica allunga i tempi della presa in carico e aumenta il rischio di errori nelle prime modifiche.
I plugin non sono aggiornati da anni. Un sito con WordPress e plugin non aggiornati da due o tre anni ha un debito tecnico che va gestito prima di qualsiasi sviluppo. Aggiornare direttamente in produzione senza un ambiente di staging è rischioso: ogni aggiornamento può rompere funzionalità che non sono state testate. La sequenza corretta è creare uno staging, aggiornare tutto sullo staging, verificare che tutto funzioni, e poi replicare gli aggiornamenti in produzione.
Il dominio è bloccato con un EPP code non disponibile. Il trasferimento di un dominio a un nuovo registrar richiede un codice di autorizzazione chiamato EPP code o auth code. Se l’agenzia precedente non lo fornisce, il cliente deve aspettare la scadenza del dominio o avviare una procedura di recupero con il registrar. È una situazione che si evita intestando il dominio al cliente fin dall’inizio.
Cosa deve chiedere il cliente prima di cambiare agenzia
La lista delle cose da richiedere all’agenzia precedente prima di chiudere il rapporto è precisa e non negoziabile.
Credenziali di accesso all’hosting con ruolo amministratore. Credenziali di accesso alla dashboard WordPress con ruolo amministratore. Accesso proprietario agli account Google Analytics, Google Search Console e Google Tag Manager. Trasferimento della proprietà del dominio se intestato all’agenzia. File di backup completo del sito aggiornato alla data di fine rapporto. Eventuale documentazione tecnica del sito: struttura del database, configurazioni custom, plugin sviluppati su misura.
Queste richieste vanno fatte per iscritto e prima di pagare l’ultima fattura. Dopo che il rapporto è chiuso e i pagamenti sono completati, la disponibilità dell’agenzia precedente a collaborare per il passaggio diminuisce significativamente.
Per le agenzie di comunicazione che acquisiscono clienti con siti esistenti fatti da altri, Blurr gestisce la fase di presa in carico come parte del processo standard: audit tecnico, verifica del posizionamento, aggiornamento della compliance GDPR e documentazione dello stato del sito prima di qualsiasi intervento. Il cliente non viene lasciato solo nella gestione del passaggio. Su blurr.it/contatti/ puoi prenotare una chiamata per valutare la situazione di un sito che stai prendendo in carico.
Per approfondire come strutturare un piano di manutenzione che protegga il cliente dal rischio di trovarsi in queste situazioni, leggi come trattenere i clienti con piani di manutenzione che funzionano. Per capire cosa deve includere un contratto di sviluppo web per evitare problemi di proprietà alla fine del rapporto, leggi contratto per lo sviluppo web: le clausole che ogni agenzia dovrebbe avere.
FAQ
Si può cambiare agenzia web senza perdere il sito? Sì, se il sito è costruito su una piattaforma open source come WordPress e il dominio, l’hosting e le credenziali sono di proprietà del cliente. In quel caso il passaggio a un nuovo fornitore non richiede di rifare il sito: richiede un trasferimento ordinato di accessi e un audit tecnico dello stato del sito. I problemi emergono quando il dominio è intestato all’agenzia, le credenziali non vengono consegnate o il sito è su una piattaforma proprietaria che solo il fornitore originale sa gestire.
Quanto tempo richiede il passaggio a un nuovo fornitore web? Per un sito WordPress con tutti gli accessi disponibili e nessun problema tecnico grave, la presa in carico da parte del nuovo fornitore richiede mediamente da uno a tre giorni di lavoro tecnico: audit dello stato del sito, verifica del posizionamento SEO, aggiornamento della compliance GDPR e allineamento sulla situazione attuale. Se il sito ha plugin non aggiornati da anni o problemi tecnici da risolvere, i tempi si allungano in base alla complessità degli interventi necessari.
Cosa fare se l’agenzia precedente non consegna le credenziali? Per il dominio: avviare una procedura di recupero con il registrar fornendo la documentazione che prova la proprietà del dominio. Per l’hosting: contattare il provider di hosting direttamente con la documentazione del contratto. Per WordPress: se si ha accesso all’hosting è possibile reimpostare la password dell’amministratore direttamente dal database. Per Google Analytics e Search Console: se gli account sono intestati all’agenzia i dati storici non sono recuperabili, bisogna creare nuovi account intestati al cliente.
Il nuovo fornitore può lavorare su un sito fatto da un altro? Su WordPress sì, nella maggior parte dei casi. WordPress è una piattaforma open source con una struttura standardizzata che qualsiasi developer WordPress conosce. La complessità dipende dalla qualità del codice esistente: un sito ben documentato si prende in carico rapidamente, un sito con codice custom non documentato richiede tempo per capirne la struttura. I temi e i plugin commerciali hanno documentazione pubblica accessibile a qualsiasi developer.